Lowongan Kerja Receptionist

Menerima dan menyambut tamu

Tugas resepsionis yang paling utama adalah menerima dan menyambut tamu. Kedengarannya memang mudah, tapi ternyata ada banyak hal yang mesti diperhatikan saat menerima dan menyambut tamu. Ada tanggung jawab penting yang harus kamu lakukan ketika tamu pertama kali datang ke kantor.

Pertama, kamu harus bisa mengarahkan tamu ke mana mereka harus menuju saat pertama kali masuk ke bangunan kantor. Lakukan kontak mata dengan tamu sambil memberikan gestur yang mengarahkan mereka ke meja resepsionis. Kedua, kamu harus menyapa tamu dengan senyum, sapa, dan salam. Hal ini akan membuat tamu nyaman sehingga menciptakan kesan yang baik.

Melayani keperluan tamu

Setelah menerima dan menyambut tamu, tugas resepsionis yang selanjutnya adalah memastikan bahwa keperluan tamu terakomodasi dengan baik. Untuk resepsionis kantor, tanggung jawab dalam tugas ini adalah untuk memberikan informasi apapun yang dibutuhkan oleh tamu. Misalnya saja informasi soal lowongan kerja, letak ruang tertentu, penerimaan magang, dan mempertemukan tamu dengan pihak kantor yang ingin ditemui. Untuk resepsionis hotel, tanggung jawabnya meliputi urusan check in maupun check out tamu.

Menerima panggilan telepon

Tidak hanya melayani tamu secara langsung, tanggung jawab resepsionis juga berhubungan dengan panggilan masuk yang ditujukan untuk divisi lain di kantor. Sebab, seluruh panggilan yang masuk ke kantor umumnya akan diarahkan ke bagian resepsionis sebelum mencapai divisi atau pihak yang dituju.

Oleh karenanya, sebagai resepsionis, kamu harus bisa menjawab telepon dengan sopan dan ramah, memberikan informasi yang tamu butuhkan, meneruskan panggilan telepon ke divisi yang dituju, dan mencatat panggilan tersebut ke logbook administrasi sederhana.

Melakukan tugas administrasi sederhana

Pekerjaan resepsionis juga mengharuskanmu andal dalam urusan administrasi sederhana yang berhubungan dengan kegiatan penerimaan tamu, panggilan telepon, maupun pengiriman paket dan surat. Contoh dari administrasi sederhana yang wajib dikuasai oleh resepsionis adalah mengelola arsip atau berkas yang masuk, panggilan masuk dan keluar, serta membuat laporan harian secara berkala. Kamu harus melakukan tanggung jawab ini di sela-sela melakukan tugas menerima tamu.

Menerima dan meneruskan paket/surat

Meski urusan paket atau surat ini bisa diterima oleh satpam kantor, sudah menjadi tanggung jawab resepsionis untuk meneruskan paket dan surat ke bagian yang dituju atau orang yang mendapat kiriman tersebut. Resepsionis harus mengecek ulang apakah alamat pengiriman tersebut sudah benar dan juga nama penerima paket adalah orang yang bekerja di kantor tersebut.

Jenis Pekerjaan: Penuh Waktu

Gaji: Rp3.000.000 – Rp5.500.000 per bulan

Pengalaman:

• Resepsionis: 1 tahun (Diutamakan)